Những năm gần đây, làn sóng khởi nghiệp đang diễn ra mạnh mẽ trên thế giới nói chung và Việt Nam nói riêng. Dựa vào việc tạo ra các ý tưởng, công nghệ, tự tạo việc làm thay vì chỉ dựa vào xuất khẩu để định hình con đường phát triển kinh tế mới. Đặc biệt, nhiều ý tưởng hay đã phát triển chỉ trong vòng vài tháng. Tuy nhiên việc huy động vốn với công ty start-up là một vấn đề khá khó khăn. Vì vậy, cần có sự phân chia tài chính hợp lý nhất có thể. Và đó là lý do vì sao các start-up cần một văn phòng ảo.
Văn phòng ảo là gì?
Văn phòng ảo rất phổ biến trong giới start-up, là một dịch vụ được cung cấp bởi bên thứ ba. Công việc cốt lõi của văn phòng ảo là cung cấp các dịch vụ chuyển tiếp thư, nhân viên tiếp tân ảo, nhân viên chăm sóc khách hàng ảo,…
Có nhiều gói cho thuê văn phòng ảo. Gói địa chỉ chỉ cung cấp cho doanh nghiệp địa chỉ để gửi thư, bưu phẩm. Bên cạnh đó cũng có các gói thuê khác cung cấp dịch vụ tiếp thị và kế toán.
Dưới đây là 05 lí do nên thuê văn phòng ảo thay vì văn phòng truyền thống:
Ưu điểm của văn phòng ảo
1. Tiết kiệm chi phí
Các công ty start-up mới thành lập không nên đầu tư vào việc thiết lập một văn phòng. Điều đó sẽ tốn không ít chi phí của bạn, không những tiền thuê văn phòng, bạn còn sẽ đầu tư vào bàn ghế, các trang thiết bị và hàng tá các hóa đơn phải thanh toán như điện, nước, internet, văn phòng phẩm, in ấn và vô vàn những gánh nặng tài chính khác.
Hiện nay, không ai có thể phủ nhận được tầm quan trọng của internet. Vậy tại sao bạn không tận dụng các chức năng tương ứng của một văn phòng thông qua internet? Văn phòng ảo sẽ cung cấp tất cả mọi thứ bạn cần mà không tốn quá nhiều chi phí.
2. Mở rộng phạm vi ứng viên
Với văn phòng truyền thống, khi có nhu cầu thuê nhân viên, thì yếu tố địa lý sẽ trở nên quan trọng hơn bao giờ hết. Nhưng, văn phòng ảo lại cho phép thuê nhân viên tài năng ở bất cứ đâu, xóa bỏ ranh giới địa lý. Những ứng cử viên tài năng từ khắp mọi nơi sẽ giúp mở rộng phạm vi thành công cho start-up của bạn.
Ngoài ra, thuê văn phòng ảo sẽ giúp bạn xây dựng một đội ngũ, mở rộng hệ thống nhân viên từ khắp mọi người, tiết kiệm chi phí cho quá trình tuyển dụng, lợi ích của nhân viên, thời gian đào tạo,…
3. Không giới hạn thời gian
Mỗi công ty khởi nghiệp được thành lập muốn phát triển, thì ngoài nỗ lực vẫn là nỗ lực. Chí có không ngừng nỗ lực, nhiệt tình làm việc mới khiến công ty phát triển. Không giống như văn phòng cho thuê truyền thống, các công ty đều bị giới hạn thời gian làm việc, hoặc phải trả thêm chi phí nếu làm thêm giờ, văn phòng ảo cho phép bạn thoát khỏi sự trói buộc của thời gian.
Không những thế, khi thuê văn phòng truyền thống, mỗi ngày bạn sẽ phải đối mặt với hàng tá các nhiệm vụ hành chính, mất thời gian. Nhưng với văn phòng ảo, những công việc hành chính nhàm chán và tẻ nhạt đó sẽ có bên thứ ba xử lý. Do vậy, bạn sẽ tập trung 100% vào công việc mà không bị ảnh hưởng bởi bất kì điều gì khác.
4. Kiểm tra trách nhiệm
Thông thường, các nhân viên sẽ tỏ ra có trách nhiệm khi làm việc trong văn phòng truyền thống. Tuy nhiên, nếu ai đó vẫn giữ trách nhiệm công việc ngay cả khi không có văn phòng thực tế thì người đó chính xác là tài sản đáng quý của công ty bạn.
5. Xây dựng hình ảnh thương hiệu
Đối với một công ty mới thành lập thì xây dựng thương hiệu là một việc quan trọng để thiết lập sự tín nhiệm trên thị trường. Sẽ rất khó khăn nếu một doanh nghiệp nhỏ tìm được một vị trí đắc địa để đặt văn phòng. Nhưng với văn phòng ảo, bạn sẽ được đảm bảo rằng doanh nghiệp mình được cung cấp địa chỉ văn phòng nằm trong các khu vực trung tâm của thành phố.
Trên đó là 5 lợi ích của văn phòng ảo, tuy nhiên, bên cạnh đó, văn phòng ảo cũng còn tồn tại nhiều hạn chế như:
Nhược điểm của văn phòng ảo
1. Không có không gian riêng
Đặc thù của loại hình này là nhiều công ty cùng hoạt động trong một không gian chung để tiết kiệm chi phí thuê văn phòng. Tuy nhiên, điều này cũng sẽ có một số bất lợi như các công ty sẽ không có không gian riêng để hoạt động, không yên tĩnh và công việc dễ bị xao nhãng.
2. Không được tự ý sử dụng
Thực tế nếu thuê văn phòng riêng thì bạn hoàn toàn có thể sử dụng thế nào cũng được. Nhưng với văn phòng ảo, bạn cần book lịch trước, theo quy định cũng như lịch làm việc của tòa nhà nếu muốn sử dụng văn phòng để họp hành, gặp gỡ đối tác, kí hợp đồng giao dịch,…
3. Không phù hợp với các doanh nghiệp lớn
Có thể nói loại hình văn phòng ảo chỉ thích hợp với các công ty mới khởi nghiệp, doanh nghiệp nhỏ, điều kiện tài chính thấp, có ít nhân sự. Đối với các công ty lớn, vài chục người thì không thích hợp để thuê văn phòng ảo. Lúc này bạn nên đầu tư một văn phòng có không gian đủ rộng để thoải mái làm việc.
So với các lợi ích mà văn phòng ảo mang lại thì những hạn chế này không đáng kể đến. Tuy nhiên, có một điều mà nhiều doanh nghiệp quan tâm là:
Văn phòng ảo có phù hợp với pháp luật không?
Theo Luật Doanh nghiệp 2005, “doanh nghiệp” là tổ chức kinh tế có tên riêng, có tài sản, có trụ sở giao dịch ổn định, đăng ký nhằm mục đích thực hiện các hoạt động kinh doanh. Doanh nghiệp phải có trụ sở giao dịch cụ thể. Trụ sở phải thuộc lãnh thổ Việt nam, có địa chỉ xác định, gồm số nhà, tên xã/ phường, tỉnh/ thành phố và phải thông báo với cơ quan đăng ký kinh doanh.
Trong đó, Luật Doanh nghiệp không quy định một địa điểm được đặt tối đa bao nhiêu doanh nghiệp. Và thực tế, các cơ quan đăng ký kinh doanh cũng không thể kiểm soát được các doanh nghiệp có thực sự hoạt động tại địa điểm đã đăng kí hay không.
Hiện nay, pháp luật không cấm các doanh nghiệp thuê “văn phòng ảo”. Tuy nhiên, các doanh nghiệp vẫn nên thận trọng, bởi lẽ không cấm không có nghĩa là đúng với pháp luật.
Nhìn chung, tùy thuộc vào quy mô, ngành nghề mà các doanh nghiệp lựa chọn hình thức kinh doanh phù hợp.
Bạn là chủ của một start-up, một doanh nghiệp nhỏ? Bạn cần một giải pháp tối ưu cho doanh nghiệp của mình nhưng vẫn tiết kiệm chi phí? Hãy liên hệ với chúng tôi ngay hôm nay qua Hotline: 028 7777 39 79, để được tư vấn và hỗ trợ trực tiếp nhé!
